Hầu hết tranh chấp đồng phục không đến từ bên nào gian dối. Chúng đến từ những thứ hai bên đều tưởng là hiển nhiên nên không ai ghi ra giấy: màu đậm nhạt thế nào, vải dày bao nhiêu, giao ngày nào, và nếu hàng khác mẫu thì xử lý ra sao.
Bài này là danh sách những gì nên có trong đơn hàng trước khi đặt cọc, và cách kiểm hàng khi nhận. Viết cho người phụ trách mua hàng hoặc hành chính nhân sự — người ký và người chịu trách nhiệm khi có chuyện.
Chín điều khoản nên có trong đơn hàng
1. Số lượng chi tiết theo từng size
Không ghi “200 bộ” mà ghi rõ bao nhiêu S, M, L, XL, XXL, tách riêng nam và nữ. Chỉ bảng này mới cho phép đối chiếu khi nhận hàng, và nó cũng là thứ quyết định định mức vải.
2. Tên vải cụ thể kèm nhà cung cấp
“Kate” là một họ vải, không phải một loại vải. Ghi rõ tên đầy đủ và nếu được thì cả nhà cung cấp. Hai lô Kate từ hai nguồn khác nhau cho ra hai cảm giác mặc khác nhau.
3. Định lượng vải
Con số gsm. Đây là cách duy nhất để so sánh khách quan và cũng là điều khoản dễ bị bỏ qua nhất. Hai báo giá cùng ghi một tên vải mà chênh giá đáng kể thì gần như chắc chắn khác gsm.
4. Mã màu
Không ghi “xanh navy” mà ghi mã Pantone hoặc đính kèm mẫu vải đã duyệt có ký nhận. Mỗi người hình dung một sắc xanh navy khác nhau, và màu trên màn hình không phải màu vải.
5. Logo: vị trí, kích thước, kỹ thuật
Ghi rõ đặt ở đâu, to bao nhiêu centimet, thêu hay in, in bằng kỹ thuật gì. Kèm file thiết kế đã chốt. Hạng mục này phát sinh tranh cãi nhiều hơn cả, vì “logo ngực trái” có thể nằm ở năm vị trí khác nhau tuỳ người may.
6. Ngày giao hàng
Ghi một ngày cụ thể, không ghi “khoảng 3 tuần”. Nếu có mốc quan trọng như ngày khai trương hay ngày sự kiện, ghi luôn vào đơn hàng để hai bên cùng thấy rủi ro.
7. Điều khoản xử lý khi hàng không đúng mẫu
Phần quan trọng nhất và cũng hay thiếu nhất. Nên ghi rõ: căn cứ đối chiếu là áo mẫu đã duyệt, bên may sửa hoặc may lại trong bao nhiêu ngày, và ai chịu chi phí.
8. Tỉ lệ và mốc thanh toán
Thông lệ ngành là đặt cọc trước khi cắt vải, vì vải đã cắt theo cơ cấu size của một công ty thì không dùng cho đơn khác được. Mức cọc phổ biến là 30–50%, cụ thể tuỳ từng đơn. Nên ghi rõ phần còn lại thanh toán sau khi nghiệm thu hay sau khi nhận hàng.
9. Bảo hành đường may
Nhiều xưởng nhận sửa miễn phí lỗi đường may trong một khoảng thời gian nhất định. Hỏi và ghi vào đơn hàng — đây là thứ hiếm khi được nhắc nhưng thường được chấp nhận khi khách chủ động đề nghị.
Áo mẫu: căn cứ pháp lý thật sự
Mọi điều khoản trên đều quy về một thứ: áo mẫu đã duyệt. Đây mới là căn cứ đối chiếu khi có tranh chấp, chứ không phải bản vẽ hay ảnh chụp.
Khi duyệt mẫu, nên làm ba việc:
- Giữ lại áo mẫu cho đến khi nghiệm thu xong toàn bộ đơn hàng
- Chụp ảnh áo mẫu dưới ánh sáng tự nhiên, chụp cả tổng thể lẫn cận cảnh logo và đường may
- Xác nhận bằng văn bản hoặc email, kèm ảnh, ghi rõ ngày duyệt
Ba việc này mất khoảng mười lăm phút và giải quyết được phần lớn tranh chấp có thể xảy ra sau đó.
Nghiệm thu khi nhận hàng
Đừng ký nhận rồi mới mở thùng. Dành ra ba mươi phút làm đúng trình tự sau:
Đếm theo từng size, không chỉ đếm tổng. Tổng đúng mà cơ cấu size sai là lỗi phổ biến và khó sửa nhất, vì phải may bổ sung lẻ.
Kiểm ngẫu nhiên khoảng 10% số lượng. Quan trọng: lấy cả những áo nằm giữa thùng và dưới đáy, không chỉ áo trên cùng. Hàng xếp trên cùng thường là hàng được chọn kỹ nhất.
Đối chiếu với áo mẫu đã duyệt. Đặt cạnh nhau, xem dưới ánh sáng tự nhiên chứ không phải đèn văn phòng — đèn huỳnh quang làm sai lệch màu đáng kể.
Kiểm bốn điểm trên mỗi áo lấy mẫu:
| Điểm kiểm | Nhìn gì |
|---|---|
| Đường may vai và nách | Có đều không, có bỏ mũi không, chỉ có cùng tông không |
| Logo | Đúng vị trí, đúng kích thước, màu khớp file gốc |
| Cổ và cổ tay | Bo có đều không, kéo nhẹ có trở lại form không |
| Mặt trái | Đường may có gọn không, có chỉ thừa không |
Giặt thử một áo nếu còn thời gian trước khi phát cho nhân viên. Đây là cách duy nhất phát hiện vải co nhiều hay phai màu, và phát hiện sớm thì còn xử lý được.
Ba tình huống hay gặp và cách phòng
Màu lệch giữa các thùng. Xảy ra khi đơn lớn được cắt từ nhiều lô vải. Phòng bằng cách ghi vào đơn hàng yêu cầu dùng cùng một lô nhuộm cho toàn đơn, hoặc chấp nhận trước và phân bổ theo chi nhánh để trong cùng một nơi thì màu đồng nhất.
Cơ cấu size sai so với danh sách. Phòng bằng cách gửi danh sách size bằng văn bản và yêu cầu xưởng xác nhận lại trước khi cắt.
Giao trễ sát ngày sự kiện. Phòng bằng cách đặt ngày giao trong đơn hàng sớm hơn ngày thật sự cần ít nhất một tuần. Khoảng đệm này gần như luôn được dùng tới.
Câu hỏi thường gặp
Đơn hàng nhỏ có cần hợp đồng không? Không nhất thiết phải là hợp đồng dài. Một email xác nhận ghi đủ chín mục trên, có phản hồi đồng ý của bên may, đã đủ làm căn cứ cho phần lớn tình huống.
Có nên giữ lại áo mẫu sau khi nhận hàng không? Nên, ít nhất đến khi nghiệm thu xong. Với đơn sẽ đặt lại hằng năm thì nên giữ lâu hơn để làm chuẩn đối chiếu cho lần sau.
Phát hiện lỗi sau khi đã phát cho nhân viên thì sao? Khó hơn nhiều vì không phân biệt được lỗi may với hao mòn khi sử dụng. Đây chính là lý do nên nghiệm thu kỹ trước khi phát.
Mức cọc bao nhiêu là hợp lý? Thông lệ ngành là 30–50% trước khi cắt vải. Mức cụ thể tuỳ quy mô đơn và tuỳ thoả thuận hai bên.
Nên nghiệm thu tại kho của xưởng hay sau khi nhận về? Nếu đơn lớn và ở gần, kiểm tại xưởng tiện hơn vì phát hiện lỗi là xử lý được ngay. Đơn nhỏ hoặc ở xa thì kiểm khi nhận, nhưng phải kiểm trước khi ký xác nhận.
Cần tư vấn trước khi đặt
Nhị Hồ là xưởng may trực tiếp, nhận trao đổi rõ từng hạng mục trên trước khi anh chị đặt cọc. Gửi số lượng và yêu cầu cụ thể để nhận tư vấn chất vải kèm báo giá.
Hotline: 0906966654 — 0944999645 — 028 62 955556
Nếu đang chuẩn bị đặt may, tham khảo danh mục đồng phục công sở – văn phòng để xem chất vải và kiểu dáng xưởng đang nhận.
