Phần lớn sự cố khi đặt đồng phục không nằm ở khâu may. Nó nằm ở chỗ số đo lấy sai, ở chỗ duyệt mẫu qua ảnh chụp, và ở chỗ không ai chốt rõ ngày giao trước khi ký.
Bài này đi theo đúng trình tự một đơn đồng phục thật, từ lúc anh chị bắt đầu nghĩ tới việc may đồng phục cho đến lúc nhận hàng — kèm những thứ cần chuẩn bị sẵn ở từng bước để không phải quay lại từ đầu.
Chuẩn bị trước khi liên hệ
Bốn thông tin dưới đây quyết định toàn bộ báo giá. Có sẵn cả bốn thì nhận được báo giá chính xác ngay lần trao đổi đầu, không có thì sẽ mất vài vòng qua lại.
Số lượng và cơ cấu size. Không chỉ tổng số, mà bao nhiêu nam bao nhiêu nữ, và phân bổ size ra sao. Cơ cấu size ảnh hưởng tới định mức vải, mà định mức vải là phần lớn giá thành.
Mục đích sử dụng. Áo mặc hằng ngày ở văn phòng máy lạnh khác hoàn toàn áo cho nhân viên đứng bếp hay làm ngoài công trường. Chất vải phải chọn theo môi trường làm việc, không phải theo giá.
Logo và bộ nhận diện. File vector (AI, EPS, PDF, CDR) là tốt nhất. Kèm mã màu thương hiệu nếu công ty có quy định — mã Pantone hoặc mã CMYK, không phải mã màu lấy từ màn hình.
Ngày cần có hàng. Đây là thứ hay bị bỏ qua nhất và cũng gây ra nhiều sự cố nhất. Nói ngày cần dùng thật, đừng nói “càng sớm càng tốt”.
Sáu bước của một đơn đồng phục
Bước 1 — Tư vấn và chọn chất vải
Thường 1 ngày làm việc.
Khâu này nên làm với mẫu vải thật cầm trên tay, không qua ảnh. Cùng một tên vải, hai nhà cung cấp cho ra hai cảm giác sờ khác nhau, và độ dày của vải thì ảnh chụp không thể hiện được.
Nhị Hồ gửi mẫu vải. Nên yêu cầu 3–4 mẫu để so sánh, và nên sờ thử cả mặt trái — đó là mặt tiếp xúc với da người mặc cả ngày.
Bước 2 — Chốt thiết kế
Thường 1–3 ngày.
Bao gồm kiểu dáng, màu vải, vị trí logo, kỹ thuật in hoặc thêu. Nếu công ty chưa có thiết kế, xưởng sẽ dựng bản vẽ mô phỏng.
Một điều đáng lưu ý: bản vẽ mô phỏng luôn đẹp hơn áo thật. Nó không thể hiện được độ rủ của vải hay cách áo ôm lên người. Đừng chốt đơn lớn chỉ dựa trên bản vẽ.
Bước 3 — Lấy size cả công ty
Đây là bước hay làm ẩu nhất, và là nguyên nhân số một của việc phải sửa lại hàng loạt.
Có ba cách, độ chính xác tăng dần:
- Nhân viên tự chọn size theo bảng — nhanh nhất, sai nhiều nhất. Mỗi người hiểu size M một kiểu, và nhiều người chọn theo size áo họ đang mặc ở hãng khác.
- Gửi bộ áo mẫu đủ size để thử — chính xác hơn hẳn, mất thêm khoảng một tuần. Đây là cách nên dùng cho đơn từ 50 người trở lên.
- Xưởng cử người tới đo trực tiếp — chính xác nhất, hợp với đơn đồng phục công sở, vest, sơ mi — những món mà form dáng quan trọng. Nên hỏi rõ xưởng có nhận đo tại văn phòng không và từ số lượng bao nhiêu.
Dù chọn cách nào, luôn cộng thêm vài áo dự phòng ở các size phổ biến. Nhân sự thay đổi, và may bổ sung lẻ sau này vừa đắt vừa có nguy cơ lệch màu vải giữa hai lô nhuộm.
Bước 4 — May áo mẫu và duyệt
Thường 3–5 ngày.
Một áo hoàn chỉnh, đúng vải, đúng size, đúng logo. Cầm trên tay, mặc thử, giặt thử một lần nếu có thời gian.
Bốn thứ cần kiểm khi duyệt mẫu:
- Đường may ở nách và vai — chỗ chịu lực nhiều nhất
- Màu logo so với file gốc, xem dưới ánh sáng tự nhiên
- Độ dày vải khi mặc lên người, có bị lộ đồ bên trong không
- Cổ áo và cổ tay sau khi giặt có bị giãn không
Duyệt xong thì chốt bằng văn bản hoặc email, kèm ảnh chụp áo mẫu. Đây là căn cứ nếu hàng giao khác mẫu.
Bước 5 — Sản xuất hàng loạt
Thường 7–20 ngày tuỳ số lượng.
Với đơn lớn, nên hỏi xưởng có gửi ảnh tiến độ giữa chừng không. Phát hiện sai ở ngày thứ ba của chuyền may dễ xử lý hơn nhiều so với phát hiện lúc giao hàng.
Bước 6 — Nghiệm thu và giao hàng
Đếm đủ số lượng theo từng size, kiểm ngẫu nhiên khoảng 10% số áo. Kiểm cả những áo ở giữa thùng, không chỉ áo trên cùng.
Số lượng tối thiểu và thời gian
Bảng dưới là mức phổ biến của ngành đồng phục Việt Nam, để anh chị hình dung trước khi liên hệ. Số lượng tối thiểu và thời gian cụ thể của từng đơn sẽ được xác nhận khi báo giá.
| Loại đồng phục | Số lượng tối thiểu | Thời gian sản xuất |
|---|---|---|
| Áo thun đồng phục | 10–30 áo | 7–12 ngày |
| Sơ mi công sở | 20–30 bộ | 12–18 ngày |
| Đồng phục bảo hộ | 20–30 bộ | 12–20 ngày |
| Vest, đồng phục cao cấp | 10–20 bộ | 20–30 ngày |
Thời gian tính từ lúc duyệt xong áo mẫu, không tính từ lúc liên hệ lần đầu. Cộng thêm 5–7 ngày cho khâu tư vấn, chốt mẫu và may mẫu.
Thanh toán
Thông lệ ngành là đặt cọc trước khi cắt vải, vì vải đã cắt theo cơ cấu size của một công ty thì không dùng được cho đơn khác. Mức cọc phổ biến trong ngành là 30–50%, cụ thể tuỳ từng đơn.
Nên có trong hợp đồng hoặc đơn hàng: số lượng theo từng size, chất vải cụ thể kèm tên nhà cung cấp, ngày giao, và điều khoản xử lý khi hàng không đúng mẫu đã duyệt.
Bốn lỗi hay gặp nhất
Đặt sát ngày sự kiện. Một đơn đồng phục đầy đủ cần 3–5 tuần kể từ lần liên hệ đầu. Đặt trước sự kiện hai tuần là đang ép cả hai bên vào thế phải bỏ bước duyệt mẫu.
Chọn vải theo giá. Chênh lệch giữa vải tốt và vải rẻ thường chỉ vài chục nghìn một áo, nhưng vải rẻ ra mồ hôi bí, giặt vài lần là xù, và nhân viên sẽ tìm cách không mặc. Đồng phục không ai mặc là khoản chi phí mất trắng.
Bỏ qua áo dự phòng. Nhân sự mới vào sau ba tháng cần áo, mà lô vải cũ đã hết. Vải nhuộm lô khác gần như luôn lệch màu một chút, và mắt người nhận ra ngay khi hai người đứng cạnh nhau.
Không ai chịu trách nhiệm việc lấy size. Giao cho một người cụ thể, có hạn chót cụ thể. Để cả công ty tự điền vào file chung mà không ai kiểm là cách chắc chắn nhất để có số liệu sai.
Câu hỏi thường gặp
Đặt áo đồng phục mất bao lâu? Từ 3 đến 5 tuần cho một đơn đầy đủ: tư vấn, chốt mẫu, lấy size, may mẫu, duyệt, sản xuất. Đơn gấp có thể rút ngắn nhưng phải trao đổi trước để xưởng xếp lịch.
Công ty nhỏ dưới 20 người đặt được không? Được với áo thun. Với sơ mi và vest thì số lượng tối thiểu thường cao hơn vì phải ra rập riêng. Liên hệ để biết mức tối thiểu cho từng loại.
Có được xem vải thật trước khi đặt không? Có. Nhị Hồ gửi mẫu vải. Nên xem vải thật trước khi chốt, nhất là với đơn lớn.
Nếu hàng giao không đúng mẫu đã duyệt thì sao? Đây là lý do phải chốt mẫu bằng văn bản kèm ảnh. Điều khoản xử lý nên ghi rõ trong đơn hàng trước khi đặt cọc.
Sau này cần may bổ sung thì có khớp màu không? Nếu cùng lô vải thì khớp. Khác lô nhuộm thì thường lệch nhẹ. Cách an toàn là đặt dư 5–10% ngay từ đầu.
Bắt đầu đặt đồng phục
Nhị Hồ là xưởng may trực tiếp, nhận tư vấn chất vải và gửi mẫu vải trước khi anh chị quyết định. Gửi số lượng dự kiến và ngành nghề để nhận tư vấn chất vải kèm báo giá.
Hotline: 0906966654 — 0944999645 — 028 62 955556
Các mẫu đồng phục công sở – văn phòng, trong đó có đồng phục áo thun, của Nhị Hồ được cập nhật trong danh mục sản phẩm, xem trước khi gửi yêu cầu báo giá.
